Normas de Control Interno de las Compras

Sobre el proceso en sí:

Sobre la documentación:

Sobre la mercadería:

Circuito administrativo de Ventas

Transferencia de la propiedad de un bien a cambio de otro, con el acuerdo de ambas partes. El objeto posee un precio de venta, que es la medida de cambio contra la cual el propietario realiza la entrega y el receptor se encuentra dispuesto a pagar.

Sectores Participantes:

Documentos intervinientes:

Parte 1: Concretar la venta.

Una vez confirmada la venta se emite la factura por cuadruplicado y se entrega original al Cliente. El Duplicado a Caja. El triplicado queda adherido al talonario de ventas (archivo). El cuadruplicado se envía a Empaque.

Parte 2: recepción del dinero.

El Cliente se presenta en Caja con la Factura original y con el dinero de pago. El cajero controla que coincida el total facturado del original con el duplicado. Sella las dos copias con la leyenda “PAGADO” y devuelve el original al Cliente y se queda con el duplicado de la Factura. Se actualiza el archivo Créditos del Cliente para reflejar el pago.

Parte 3: Entrega de la mercadería.

El Cliente se presente para retirar la mercadería con el original de Factura sellado. Empaque verificar su coincidencia con el cuadruplicado enviado por Ventas. Controla que estén bien los datos de ambas. Si es correcto, sella ambas copias con la leyenda “ENTREGADO” y entrega la mercadería, junto con el original de la Factura, actualizando el archivo de existencias. Archiva el cuadruplicado como comprobante de que la mercadería fue entregada.

Parte 4: Registro de la Venta.

Empaque suma los totales de todos los cuadruplicados de las Facturas que tiene en su poder, generando una Plantilla de Totales de Empaque que envía a Contabilidad de Almacenes, y archiva nuevamente los cuadruplicados de las Facturas.

Contabilidad de Almacenes recibe la Plantilla y emite un Minuta de Contabilidad que se envía a Contaduría.

En Caja se suman los importes de los duplicados de las facturas del día, el total se consigna en la Plantilla de Totales de Caja y se realiza un control. Si el control es exitoso, se genera una Minuta Contable de Caja y se envía a Contaduría. Se hace llegar el dinero y la Planilla de Totales de Caja a Tesorería.

La Tesorería controla el dinero recibido contra la Planilla de Totales de Caja y la firma con “CONFORME”.

Ventas, obtiene del archivo los triplicados de las Facturas de esa jornada y suma los totales de estas generando una Minuta Contable de Ventas que enviar a contaduría.

Contaduría, constata la coincidencia de los totales y la información de las Minutas enviadas por los distintos sectores. Si está correcto, se procede a realizar el asiento contable y archivar las minutas utilizadas.

Formas de Venta

Normas de Control Interno de las Ventas

SOBRE EL PROCESO EN SÍ:

SOBRE LA DOCUMENTACIÓN:

SOBRE LA MERCADERÍA:

SOBRE LOS RESPONSABLES:

Circuito administrativo de Pagos

Operación por la cual se otorga en forma definitiva la propiedad del bien comprado.

Sectores Participantes:

Documentos Intervinientes:

Parte 1: Emisión de Orden de Pago.

Cuando Cuentas a Pagar determina que una Factura se le ha cumplido el plazo de pago establecido, analiza antecedentes de la Compra efectuada registrados en el “Legajo de Pago”, confeccionando la Orden de Pago correspondiente en cuatro ejemplares.

  1. Original a Gerencia Administrativa junto al “Legajo de Pago”
  2. Duplicado y triplicado a Tesorería.
  3. Cuadruplicado queda archivado en “Cuentas a Pagar” hasta que se efectúe el pago.

Parte 2: Confección del Cheque.

Cuando Tesorería toma conocimiento de los datos relativos de una Orden de Pago, y el medio de pago a utilizar (por lo general un cheque), se confecciona el mismo a la orden del Proveedor y se procede a realizar la primera firma.

Parte 3: Actualización del Pago.

La Gerencia Administrativa recibe de Tesorería el Cheque y el duplicado de la Orden de Pago, autoriza el pago verificando con los antecedentes de la Compra que se encuentra en “Legajo de Pago” confeccionado por Cuentas a Pagar.

Si está correcto, se sellan los documentos del Legajo de Pago y el duplicado de la Orden de Pago con el sello de “PAGADO”.

Se devuelve el Legajo de Pago a Cuentas a Pagar y se envía el duplicado de la Orden de Pago a Tesorería.

Cuando se recibe el duplicado de la Orden de Pago, se archiva y se envía el triplicado a Cuentas a Pagar para avisar sobre el pago efectuado.

Al finalizar, Cuentas a Pagar en base al triplicado de las Órdenes de Pago, emite una Minuta Contable de Débito por los débitos efectuados y la envía a Contaduría. Luego, archiva el triplicado de la Orden de Pago, como comprobante.

La Tesorería saca del archivo el duplicado de la Orden de Pago para confeccionar la Minuto contable de Crédito que envía a Contaduría.

Parte 4: Control del Recibo.

Cuentas a Pagar, cuando llega el Recibo por parte del Proveedor, realiza un control contra el triplicado de la Orden de Pago.

Si esta correcto, destruye el cuadruplicado de la Orden de Pago, y archiva el triplicado de esta junto con el Recibo en el Legajo de Pago.

Parte 5: Registro del Pago.

Contaduría recibe las Minutas Contables (de Cuentas a Pagar y Tesorería) y las controla.

De coincidir, realiza los Asientos Contables y archiva ambas Minutas.

Formas de Pago